Collaborazione nell'era delle app per conferenze

Come garantire che le tecnologie A/V e gli spazi per riunioni supportino adeguatamente la forza lavoro ibrida.

Anche se è difficile da immaginare, solo tre o quattro anni fa le riunioni venivano condotte principalmente con tutti i partecipanti di persona, riuniti attorno a un tavolo da conferenza nella stessa stanza. La "connessione telefonica" dei partecipanti avveniva occasionalmente, ma era lontana dalla norma.

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Oggi, in molti casi, le riunioni prevedono partecipanti sia di persona che a distanza, modificando in modo significativo i requisiti audio/video e della struttura per una collaborazione di successo e una comunicazione efficace. Ora più che mai, i dipendenti devono fare affidamento sulla tecnologia e su spazi di incontro creativi per garantire che le loro voci e le loro idee siano ascoltate e trasmesse in modo altrettanto efficace ed equo, da lontano quanto lo sarebbero di persona. Questa non è un'impresa da poco per i professionisti delle strutture di oggi. E, con la crescente pressione per garantire un'esperienza positiva e produttiva ai dipendenti, il tempo è essenziale.

Sebbene molte strutture dispongano della tecnologia "giusta", dalle applicazioni UCC alle soluzioni audio e video per sale conferenze, l'equità delle riunioni va ben oltre le sue considerazioni tecniche. Il modo in cui i dipendenti vedono le loro opportunità di coinvolgimento durante le riunioni può avere un impatto notevole sulla cultura aziendale, sulle relazioni interpersonali, sul coinvolgimento dei dipendenti e sulla soddisfazione lavorativa complessiva. Queste considerazioni di grande impatto non vengono discusse abbastanza e sono diventate oggi una responsabilità importante per i professionisti delle strutture.

L'odierna esperienza di riunione ibrida è spesso molto difficile per coloro che partecipano da remoto a causa di un mix di fattori: dalla scarsa etichetta della riunione (ad esempio, disattivare l'audio degli altri o eseguire più attività contemporaneamente) ad aspettative poco chiare (come l'uso di telecamere o il luogo in cui dovrebbe svolgersi la riunione) da), alle apparecchiature per sale conferenze di bassa qualità e ai problemi audio.

I partecipanti remoti spesso affermano di aver trovato difficile seguire la discussione per diversi motivi: il microfono captava e dava priorità al suono più vicino (che potrebbe essere stato un chiacchiericcio laterale rispetto a un oratore influente della riunione); le persone erano sedute a un lungo tavolo da conferenza con un'unica telecamera che rendeva difficile vedere la persona che parlava; e ingiustizie quando si cerca di partecipare alla conversazione e si scopre che non vengono ascoltati così chiaramente o considerati allo stesso modo dei partecipanti dal vivo.

Allora, qual è il problema con tutto questo?

Beh, per prima cosa, chi parla conta. Se un dipendente non riesce a seguire chiaramente chi sta parlando, potrebbe avere difficoltà a determinare come dare priorità alle attività e chi si aspetta cosa dopo la riunione.

In secondo luogo, questi incontri possono essere improduttivi. Se tutti coloro che siedono al tavolo reale (o virtuale) non possono essere visti, ascoltati e seguono la discussione, probabilmente si disconnetteranno e potrebbero persino sentirsi frustrati o demotivati. Ciò può avere un impatto diretto sul coinvolgimento e sulla produttività dei dipendenti.

In terzo luogo, se i tuoi contributi non possono essere facilmente riconosciuti, ciò potrebbe avere un impatto sulla soddisfazione lavorativa e sull’avanzamento di carriera.

La realtà è che stiamo tutti ancora imparando e la capacità di offrire un'esperienza di riunione completamente fluida ed equa può essere una sfida. Ma come professionista del settore, ci sono passaggi chiave che puoi intraprendere oggi per aiutare a correggere i tipici ostacoli e dimostrare ai dipendenti che il loro contributo viene ascoltato e apprezzato, indipendentemente da dove lavorano.

Ecco tre passaggi chiave per contribuire a ottenere una maggiore equità nelle riunioni per tutti i dipendenti e garantire che la tua struttura fornisca la tecnologia e soddisfi i requisiti di spazio necessari per supportare al meglio il lavoro ibrido.

Il lavoro ibrido è destinato a durare e vi è più pressione che mai per garantire un ambiente di lavoro produttivo e positivo. Prendersi il tempo per comprendere le frustrazioni dei dipendenti e le sfide tipiche associate alle riunioni sarà fondamentale per prendere decisioni strategiche relative alle strutture e supportare il coinvolgimento dei dipendenti, indipendentemente da dove lavorano. Considerare sia i requisiti tecnici che quelli relativi allo spazio per la riunione è essenziale per offrire un'esperienza di riunione più piacevole ed equa.