Caos aziendale: 7 lezioni apprese in 10 anni di fotografia di eventi

Come molti fotografi, eravamo più "tuttofare" quando si trattava di scattare foto professionali. Un giorno filmavamo un matrimonio e il giorno dopo giravamo un prodotto.

Molte persone con cui parliamo ci chiedono sempre: "Non è un po' noioso?". Al contrario. Possiamo partecipare a tutti i tipi di eventi straordinari e vedere la tecnologia anni prima ancora che il pubblico ne senta parlare. Incontreremo capi di stato, celebrità di fama mondiale, leader del settore e altro ancora.

Ciò di cui non ci rendevamo conto quando abbiamo iniziato a lavorare nella fotografia di eventi aziendali era quanto avremmo dovuto imparare sulla logistica, sulla pianificazione e sull'organizzazione di servizi fotografici che erano totalmente estranee a noi. Nel corso degli anni, ci sono stati tanti imprevisti lanciati dai nostri clienti (come quella volta in cui ci hanno prenotato per scattare foto e video di una celebrità di prim'ordine in uno stand fieristico con i partecipanti e la celebrità si è presentata ubriaca e ha iniziato colpendo tutte le donne che lavoravano nello stand... sì, è successo davvero) che ci ha insegnato molte lezioni importanti su come gestire la nostra attività di fotografia.

Quindi, se sei nuovo nel mondo della fotografia aziendale o magari scatti in questo ambito da un po', forse alcune di queste lezioni che abbiamo imparato possono essere di aiuto anche a te.

Per prima cosa, fai sempre MOLTE domande sull'evento al tuo cliente e sii persistente quando non ottieni risposte!

Molte volte gli eventi vengono organizzati da gruppi di persone, molte delle quali hanno poca esperienza nel trattare con appaltatori esterni. Pertanto, all'ultimo minuto, ci faranno le richieste più strane.

Una volta abbiamo girato una conferenza sulla sicurezza informatica che richiedeva che tutti i membri del nostro team superassero i controlli federali sui precedenti prima dell'evento. Abbiamo avuto clienti che ci hanno fatto notare all'ultimo minuto la necessità di certificazioni OSHA speciali per il nostro team, requisiti di copertura assicurativa unici, ecc. Tutto ciò avrebbe potuto essere gestito con largo anticipo se avessimo posto le domande giuste.

Ora inviamo effettivamente un questionario a tutti i nostri clienti al momento della prenotazione ponendo un'ampia varietà di domande su bisogni o requisiti speciali da parte nostra. Chiediamo come sarà l'ambiente quando gireremo (all'esterno, all'interno o entrambi). Chiediamo informazioni sul codice di abbigliamento (un cliente ci ha chiesto, tre giorni prima delle riprese, di correre fuori e far indossare al nostro staff degli smoking - gli abbiamo fatto pagare un extra).

Altre volte veniamo assunti da persone che non hanno alcuna esperienza riguardo alla messa in scena o al modo in cui le cose influenzano foto e video. Una volta abbiamo girato un evento formativo di tre giorni per circa 100 partecipanti. L'azienda produceva software per computer per punti vendita nel settore della ristorazione. Il loro palco consisteva in uno striscione di tela largo 20 piedi appeso a una capriata ed era illuminato con luci al di sotto di esso. Anche nessuno degli altoparlanti sul palco era illuminato, quindi tutti erano retroilluminati con luce blu su uno striscione riflettente.

Il nostro fotografo ha potuto utilizzare il flash in questa circostanza (cosa che preferiamo non fare per le presentazioni a meno che non sia assolutamente necessario) ma abbiamo anche filmato questo evento dal fondo della stanza. Tutti sul palco in questo caso avevano un aspetto terribile e lo abbiamo fatto notare al cliente. Nessuno aveva mai pensato di procurarsi un qualche tipo di illuminazione teatrale per il palco quando hanno pianificato l'evento perché pensavano che lo striscione e le luci sarebbero stati "carini". Quando ne hanno parlato con la sede, il costo per portare le luci per i tre giorni era vicino a $ 7.000, un valore decisamente al di fuori del budget dell'evento. Di conseguenza, hanno ottenuto video di cattiva qualità.

Non era nemmeno la prima volta che ci imbattevamo in questo tipo di scenario, in cui le piccole presentazioni aziendali non hanno mai abbastanza illuminazione sul palco. Quindi, abbiamo deciso di fare qualcosa al riguardo e investire in alcuni alberi di illuminazione per carichi pesanti, alcune luci PAR a LED e una custodia stradale per tutto quanto sopra. Ora, quando un cliente ci dice che non ha mai pensato a come illuminare il palco, possiamo offrire il nostro kit per questo e addebitargli solo 1/3 del prezzo dell'hotel o della sala congressi. Ciò si traduce non solo in un evento dall'aspetto migliore per loro, ma anche in foto e video MOLTO migliori che possiamo fornire, il che aiuta con le prenotazioni ripetute e con un cliente molto più felice. Il kit luci originale che abbiamo acquistato si è ripagato da solo in due prenotazioni e da allora abbiamo aggiornato due volte l'illuminazione del palco.