Conferenza remota nel post pandemia

Di Max Palmer • 14 maggio 2023

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Questa storia è apparsa originariamente su Calendar

Continuiamo la conversazione sulle conferenze di persona rispetto alle riunioni remote. In che modo alcuni incontri sono completamente inutili mentre altri sono così significativi? Diamo un'occhiata a come puoi ottenere di più da queste riunioni remote.

Hai un pubblico in cattività quando fai una presentazione in una conferenza dal vivo. In una riunione virtuale, devi guardare la telecamera anziché lo schermo. L’adattamento a questo cambiamento potrebbe aver richiesto del tempo. Ora hai più persone in ufficio e più divise - vorrai essere attento, guardando dal tuo pubblico dal vivo - e poi di nuovo verso la telecamera. Se guardi lo schermo, sembrerà che non ti rivolgi a nessuno a causa dell'angolazione della telecamera. Se hai solo un altro partecipante che sta ancora lavorando da casa, continua a presumere che il pubblico sia la telecamera.

Quando si tratta di appunti, puoi leggere da una nota che hai in mano o dallo schermo di un computer. Tuttavia, prova a tenere gli occhi sulla fotocamera ogni volta che alzi la testa. Parlare senza appunti e memorizzare la maggior parte dei contenuti sono requisiti assoluti di professionalità; non lasciare che fotocamere e appunti distolgano la tua attenzione. Un'altra brutta abitudine è toccarsi il viso mentre si guarda nella telecamera.

Quando le persone usano la tastiera in una videoconferenza per prendere appunti o eseguire altre attività, la cosa non sembra buona. Per generare più idee durante le riunioni, è meglio che tutti prestino molta attenzione e siano psicologicamente presenti. Una sfida può essere la tua tastiera. Gli altri membri del team potrebbero essere irritati dal tocco delle tue dita sulla tastiera. Uno dei concetti fondanti delle riunioni è usare meno la tastiera. Se necessario, utilizza una tastiera silenziosa quando prendi appunti o verbali durante una riunione e digita solo se assolutamente necessario.

Ancora meglio, durante una conversazione video, registra la riunione e invia gli appunti in seguito. È possibile registrare una schermata di videoconferenza utilizzando qualsiasi dei migliori programmi di conferenza virtuale. Assicurati però di chiedere il permesso in anticipo, poiché l'ospite di una videoconferenza estremamente privata potrebbe vietare la registrazione.

Potresti credere che, poiché non puoi vedere gli altri giocatori, i tuoi movimenti siano privi di significato. Tuttavia, è fondamentale mantenere tutti i movimenti del corpo al minimo. Diversi significati possono essere trasmessi in modo non verbale. È importante muovere il meno possibile il corpo. Gli altri giocatori saranno irritati e distratti se oscilli da un lato all'altro. Non. Un segno simile di disagio o stanchezza durante le riunioni è spostarsi frequentemente dalla sedia.

Questo non è solo per gli ospitanti della riunione. In ogni conferenza, le pause dovrebbero essere ridotte al minimo, ma garantire comunque tempo sufficiente per una pausa rilassante. Tuttavia, se state conducendo una conferenza di lunga durata, è essenziale fare una lunga pausa e fornire cibo. Una riunione dal vivo o virtuale di cinque ore senza pause non sarebbe piacevole. I tuoi partecipanti apprezzeranno l'opportunità di utilizzare il bagno, mangiare, rilassarsi o semplicemente lasciare l'evento per un breve periodo. Tieni presente che l’esercizio migliora il benessere cognitivo.

Ma quale momento della giornata è ideale per una pausa durante una conferenza? La durata delle riunioni e delle pause dovrebbe essere considerata quando si crea il programma della conferenza. Una riunione dovrebbe durare 52 minuti con una pausa di 17 minuti, secondo le Regole 52 e 17. In questo modo, la produttività dei partecipanti aumenta. Potresti cambiare i tempi. È possibile programmare una riunione per 50 minuti con una pausa di 20 minuti, per un totale di 70 minuti. Queste sono le regole, ma nella nostra azienda la maggior parte delle riunioni dura 30 minuti senza interruzioni, il che per noi va bene.

Non mangiare davanti alla telecamera. Evitare di mangiare vicino al computer è una delle regole di utilizzo del computer per evitare che si depositino briciole tra i tasti. Mangiare durante una conferenza, virtuale o meno, può essere considerato poco professionale. Cerca di comportarti come se ti incontrassi di persona. Soprattutto in una piccola conferenza, mangiare può essere una grande distrazione.